Leerplatform omgeturnd tot digitaal back office

-English transcription below-

Bij het provinciaal bibliotheekcentrum gebruiken wij al een hele poos de LMS-software Dokeos voor de uitbouw van een digitaal kennisplatform. In eerste instantie zijn we dit gaan gebruiken als verlengstuk van de opleidingen die we organiseerden, om cursisten ook na de fysieke opleiding nog proberen geprikkeld te houden. Maar al gauw zijn we het leerplatform gaan ‘misbruiken’ voor doeleinden waar het eigenlijk niet voor gemaakt was. Bij de uitrol van het provinciale bibliotheeksysteem zijn we het platform bijvoorbeeld gaan gebruiken als communicatiemiddel. De aankondigingentool wordt als digitaal prikbord gebruikt en de fora om problemen op te volgen bij de implementatie.

Daarnaast hebben we het platform van in het begin ook open gesteld voor bibliotheken die er zelf een (cursus)module wilden uitbouwen. Dat leverde soms verrassende gebruiksvormen op, we maakten onlangs een stand van zaken op. De organisaties gebruiken het platform zonder uitzondering als een back office omgeving voor hun personeel. Een online plek om informatie, afspraken, documenten enz. uit te wisselen.

Waarom

Bibliotheken die een module uitbouwen tot back office omgeving doen dit vaak om de volgende redenen:

• veel deeltijds personeel, waardoor niet iedereen bij vergaderingen aanwezig kan zijn en er kans is dat informatie niet tot bij alle medewerkers raakt
• gebrek aan een eigen flexibel platform op lokaal vlak
• het is gratis, dus experimenteren kan makkelijk, baat het niet dan schaadt het niet

Wat doen ze er mee

• personeelsafspraken, vergaderverslagen, uurroosters, reglementen, … delen

Vaak geconsulteerde documenten die voor het voltallige personeel belangrijk zijn worden op het platform gedeeld. De documententool lijkt het meest voor de hand liggend wat dit betreft, maar ook de wikitool wordt vaak gebruikt.

• een wiki opzetten met procedures en handleidingen (hoe werken de internetpc’s, de uitleen van Daisy-boeken, de geldautomaten, het beveiligingssysteem, …)

Dit vinden we zelf één van de mooiste gebruiksvormen. Hier wordt echt kennis gedeeld over bepaalde deelaspecten van het werk, waarvan niet iedereen alle details kent, maar waarvan iedereen nu wel snel kan uitzoeken hoe de vork precies in de steel zit wanneer hij of zij met de vraag van een klant geconfronteerd wordt.

• bijhouden van vragen van klanten
• het coördineren van een verhuis: wie doet wat, wat is al gedaan, …

Toekomst?

We plannen een upgrade naar dokeos 2.0, die nog meer gebruiksvriendelijkheid moet bieden dankzij o.a. verbeterde zoekmogelijkheden en een betere integratie met Google agenda’s.

-English transcription below-

Learning platform becomes back office tool

Our organisation has been using the LMS Dokeos for some time. Not only as an e-platform for courses (what it’s orginally designed for), but also for non-educational purposes. For instance, we’ve been using the platforms’ tools to communicate about our projects and provide online help. Even more interesting perhaps, is the way in which some pulic libraries have started to use it.

From the beginning we gave free access to public libraries in our working area to start up their own (course) modules on the platform. A round-up of their efforts shows they’ve found various uses for all of the tools present (document-management, wiki, forum, noticeboard, …) but always as a back office environment for their organisation.

Seems like they deem this platform well-suited for their organisational needs like:

• sharing meeting-reports
• publishing work-schedules
• maintaining a repository of manuals, rules, procedures, …
• collecting information-demands of customers
• …

When asked about the reasons for using the Dokeos-platform they mention:

• the fact that a lot of staff only works part-time, thus can’t be present at all meetings or miss certain information
• it was free to use/try, so no harm done if in the end it wouldn’t have suited their needs
• lack of an easy alternative within their organisation

The end result is 12 libraries from different towns/cities are quite intensively using the platform. Each of them has their own prefered tools, beit a wiki or a forum. Staff are encouraged (or sometimes more or less forced) to consult the platform regularly. It has become a great tool to keep everybody well-informed and to share information.
For instance: colleague A works on monday and knows all details about service x. On tuesday colleague B is confronted with a customer demand about service x, is unsure about the specifics, but can quickly look it up in the wiki where colleague A has shared his knowledge.

We were quite happily surprised by the usage-forms that developed without our interference. In the future the platform will become even better suited for usages like this, with better integration of google calendars for instance.