hmmm, misschien zijn menselijke medewerkers toch nog altijd sneller in dit soort taken

Bij het provinciaal bibliotheekcentrum gebruiken wij al een hele poos de LMS-software Dokeos voor de uitbouw van een digitaal kennisplatform. In eerste instantie zijn we dit gaan gebruiken als verlengstuk van de opleidingen die we organiseerden, om cursisten ook na de fysieke opleiding nog proberen geprikkeld te houden. Maar al gauw zijn we het leerplatform gaan ‘misbruiken’ voor doeleinden waar het eigenlijk niet voor gemaakt was. Bij de uitrol van het provinciale bibliotheeksysteem zijn we het platform bijvoorbeeld gaan gebruiken als communicatiemiddel. De aankondigingentool wordt als digitaal prikbord gebruikt en de fora om problemen op te volgen bij de implementatie.

Daarnaast hebben we het platform van in het begin ook open gesteld voor bibliotheken die er zelf een (cursus)module wilden uitbouwen. Dat leverde soms verrassende gebruiksvormen op, we maakten onlangs een stand van zaken op. De organisaties gebruiken het platform zonder uitzondering als een back office omgeving voor hun personeel. Een online plek om informatie, afspraken, documenten enz. uit te wisselen.

Waarom

Bibliotheken die een module uitbouwen tot back office omgeving doen dit vaak om de volgende redenen:

• veel deeltijds personeel, waardoor niet iedereen bij vergaderingen aanwezig kan zijn en er kans is dat informatie niet tot bij alle medewerkers raakt
• gebrek aan een eigen flexibel platform op lokaal vlak
• het is gratis, dus experimenteren kan makkelijk, baat het niet dan schaadt het niet

Wat doen ze er mee

• personeelsafspraken, vergaderverslagen, uurroosters, reglementen, … delen

Vaak geconsulteerde documenten die voor het voltallige personeel belangrijk zijn worden op het platform gedeeld. De documententool lijkt het meest voor de hand liggend wat dit betreft, maar ook de wikitool wordt vaak gebruikt.

• een wiki opzetten met procedures en handleidingen (hoe werken de internetpc’s, de uitleen van Daisy-boeken, de geldautomaten, het beveiligingssysteem, …)

Dit vinden we zelf één van de mooiste gebruiksvormen. Hier wordt echt kennis gedeeld over bepaalde deelaspecten van het werk, waarvan niet iedereen alle details kent, maar waarvan iedereen nu wel snel kan uitzoeken hoe de vork precies in de steel zit wanneer hij of zij met de vraag van een klant geconfronteerd wordt.

• bijhouden van vragen van klanten
• het coördineren van een verhuis: wie doet wat, wat is al gedaan, …

Toekomst?

We plannen een upgrade naar dokeos 2.0, die nog meer gebruiksvriendelijkheid moet bieden dankzij o.a. verbeterde zoekmogelijkheden en een betere integratie met Google agenda’s.

-English transcription below-

Learning platform becomes back office tool

Our organisation has been using the LMS Dokeos for some time. Not only as an e-platform for courses (what it’s orginally designed for), but also for non-educational purposes. For instance, we’ve been using the platforms’ tools to communicate about our projects and provide online help. Even more interesting perhaps, is the way in which some pulic libraries have started to use it.

From the beginning we gave free access to public libraries in our working area to start up their own (course) modules on the platform. A round-up of their efforts shows they’ve found various uses for all of the tools present (document-management, wiki, forum, noticeboard, …) but always as a back office environment for their organisation.

Seems like they deem this platform well-suited for their organisational needs like:

• sharing meeting-reports
• publishing work-schedules
• maintaining a repository of manuals, rules, procedures, …
• collecting information-demands of customers
• …

When asked about the reasons for using the Dokeos-platform they mention:

• the fact that a lot of staff only works part-time, thus can’t be present at all meetings or miss certain information
• it was free to use/try, so no harm done if in the end it wouldn’t have suited their needs
• lack of an easy alternative within their organisation

The end result is 12 libraries from different towns/cities are quite intensively using the platform. Each of them has their own prefered tools, beit a wiki or a forum. Staff are encouraged (or sometimes more or less forced) to consult the platform regularly. It has become a great tool to keep everybody well-informed and to share information.
For instance: colleague A works on monday and knows all details about service x. On tuesday colleague B is confronted with a customer demand about service x, is unsure about the specifics, but can quickly look it up in the wiki where colleague A has shared his knowledge.

We were quite happily surprised by the usage-forms that developed without our interference. In the future the platform will become even better suited for usages like this, with better integration of google calendars for instance.

De verkoop van e-readers en e-boeken in België wil nog niet echt goed van de grond komen, mede omdat hier nog geen grote retailers zijn die promotieacties hebben opgezet (in tegenstelling tot bv. BOL.com en Amazon). De vraag is of de e-reader verkoop hier tout-court nog ooit van de grond zal komen. We bedoelen dan de klassieke monochrome e-ink e-readers zoals de bebook, cybook, sony e-reader, kindle, …

Al die toestellen zijn immers plotsklaps achterhaald door het nieuwste snufje van Apple. Dat bleek erg sterk uit twee voorbeelden:

• De krant De Standaard heeft al z’n ontwikkelingen rond het aanbieden van de krant via klassieke e-readers van de ene dag op de andere stilgelegd en alles ingezet op de ontwikkeling van een i-Pad app.
• Er zijn op 2 maand tijd meer iPads in omloop in België (grijze import) dan er gedurende het 1ste kwartaal van het jaar e-readers verkocht zijn (8000 iPads v. 3000 e-readers)

Het lijkt er sterk op dat consumenten de voorkeur geven aan een toestel dat meer dan 1 functie heeft. Met de iPad halen ze niet alleen een e-reader in huis, maar meteen ook mobiel internet en een stortvloed aan apps.

Is de i-Pad dan de ideale e-reader? Nee, nog niet …
Daarvoor is het nog wachten op beeldschermtechnologie die de voordelen van e-ink (leesbaarheid bij zonlicht, laag energieverbruik, minder belastend voor de ogen) combineert met de voordelen van een LCD-scherm. Er zijn alvast producenten (zoals Liquid Vista) die werkende prototypes hebben van dergelijke schermen.

En de bib? Als je ziet hoe snel de ontwikkeling van de hardware gaat en hoe gauw een bepaalde technologie achterhaald is lijkt het niet echt aangewezen om in de uitleen van toestellen te investeren. E-boeken zijn een ander verhaal, één waarop Bibnet samen met boek.be wil inspelen door de ontwikkeling van een digitaal Vlaams e-boekplatform. Het is op dit moment echter nog niet duidelijk hoe dit er zal uitzien. De vraag is ook of platformen en webwinkels als deze zullen opkunnen tegen het fenomeen van de illegale kopieën die ongetwijfeld net zo welig zullen tieren als in de muziekbusiness.

De toekomst zal het uitwijzen, maar het platform zal alleszins een enorm aanbod moeten hebben, gemakkelijk te gebruiken moeten zijn (geen DRM?) en goedkoop, anders lijkt het me gedoemd.

The end result is a WordPress blog that integrates seamlessly with the library catalog. Catalog searches can be made from within the blog and blog-posts can redirect you to specific library items inside the catalog, which is a pretty cool feature. (have a look at the finished product at: http://provant.bibliotheek.be ; only available in Dutch)

Building a combined OPAC for a group of libraries

Our job at the PBC is to build and maintain a centralised library system for a group of municipal public libraries (currently about 40 of them), thus creating cost efficiencies and reducing the individual workload of each library. An added bonus for library users is that they can now not only search their local library catalog, but also find results from other nearby libraries.

Participating libraries give up their local servers and OPAC’s when they become a member of the provincial system. (Or put more positively: local councils don’t have to invest anymore in expensive servers and software) However, centralisation doesn’t necessarily mean that all the participating local libraries have to lose their online identity and dissapear into the networked OPAC. Local libraries get an individualised header-image AND, more importantly, we specifically wanted to create an environment that gives all of them the possibility to use their OPAC as a local communication tool.

The building blocks

That last sentence makes clear why we made the choice of combining the features of a catalog with those of a website or blog. We think it’s useful to combine both in one website/interface: Library users need only consult one website + we’re quite wild about the possibilities it gives us for digitally showcasing the library’s materials, the possibility of interacting with customers etc. Even nowadays, most libraries still make do with some static pages on the city’s website and an old-fashioned search system. With our system we also want to stimulate and empower libraries to do more.

WordPress’ user friendliness should make it easy to let library staff at the various libraries contribute articles to the blog, ensuring a lively, regularly updated blog/catalog. We would like to work towards a situation where we have a network of editors and contributors from the various libraries.

The set-up:
-WordPress as a “front page” for the library catalog
-Aquabrowser as the engine behind it

The specific extra’s we needed:
Different profiles of both blog and catalog for the various participating libraries/branches.

Luckily, Serials Solutions (the company behind aquabrowser) had already started to develop a profile function for their software, as we’re not the only ones who want to use their tool within a network of libraries. The aquabrowser profile-functions make it possible to let users search locally, search a specific set of branches or search within a wider region. It also provides some styling options such as individualised header-images for the various branches.

But to give our central catalog a more fancy look&feel and because we wanted it to become a digital showcase, we turned to WordPress. After trying out various themes we settled for the Arras theme which is sober but elegant. The posts and pages that are shown on the blog are maintained by both ourselves and the participating libraries. There are posts and pages that are visible in all OPAC’s (network-wide) and posts or pages that need only be visible in a specific branch. I will explain how we made this work:

Integrating WordPress with Aquabrowser

a) Changing the code behind the WordPress searchbox to redirect searches to the aquabrowser –> easily done in this manner (you need an account from the aquabrowser-folks to access the ‘Aquapedia’)

b) Adding hyperlinks that act as aquabrowser search-queries –> check the aquabrowser documentation (same restriction as above)
This is good for creating a couple of fixed links like the ones on the left hand side in our catalogwebsite, that refer to various subsets of the collection, but we wanted to be able to make links to library-items from within wordpress posts and pages. –> we had a WordPress developer make us a plugin that adds this function to the wysiwyg-editor in WordPress. With it, you can select any piece of text and turn it into an aquabrowser search query (e.g. author’s name, title, subject, …)  –> This is what i mean with ‘digitally showcasing the library materials’. For instance, you can write a post about a writer that’s visiting the library, then link to his/her books from within the post. Or talk about travel destinations, linking to travel guides and so on.

c) Creating a header that’s used in both WordPress and aquabrowser –> gives you the feel of staying within one website + contains the hyperlinks to return to the front page.

Making Local Profiles

As said we also wanted to make it possible for libraries to add local news stories, events, specific pages etc. to the blog. However we don’t want local news stories from A to be visible in B, certainly not when the blog/catalog is used from a library pc. This lead to the following developments (with the help of the same WP-developer):

a) Creation of a WordPress category “local news” with subcategories for each branch/library

b) Creating separate ‘profile’ websites for each library. –> We opted for an url-based solution that looks like this [general url/name of the town]
–> Have a try and look at http://bornem.bibliotheek.be and http://westerlo.bibliotheek.be
You’ll notice different header-images, a different list of links (right column) and different stories under the “Lokaal Nieuws” section.

c) Creating an array of all those profiles in a new theme-file (list.php); then adding code to the main index, archive and other pages to make sure it checks which profile a user is viewing (e.g. url/mechelen) then shows only the local news posts stored in the corresponding category.

d) Creating link categories for each library/branch that contain links to specific pages (e.g. opening hours) and websites (these are also put into the array)

e) The biggest technical challenge: all the posts that contain hyperlinks to aquabrowser search-queries should ‘intelligently’ adapt to search queries inside the right branch:

• A visitor of the general Isis-website clicks on a link > the returned search results are from all the libraries within our network
• A visitor of a profile website (e.g. isis.pbcantwerpen.be/mechelen) clicks on the very same link > only search results from Mechelen are shown

==> Javascript was added to make sure that search queries (in essence url’s) are formatted in the right fashion by adding the right ‘c_profile=name of town’ variable at the end of each url that is encountered on a webpage.

Technical Summary

What did we use:

WordPress 2.9.2
Arras Theme 1.3.6
Code tweaking and plugin development by myself (the easy stuff) and by Design is Dead (the tricky stuff)

What do you think?

We are eager to learn your thoughts concerning our efforts. Feel free to leave feedback or link to this article. By the way, does anyone have a better word than “blog slash catalog” for me?  —> (upd) Social OPAC was suggested in the comments, does seem like a good term.

Last but not least: we give free access to all our code and the plugin that was developed! Contact me if you want it to build a similar solution.

(UPD) If you like this you might also like:

Readers of this blogpost might probably also be interested in:

Scriblio (a fully WP-based OPAC)
WordPress for libraries discussion group

Na enkele leuke fait divers wordt het terug tijd voor een iets ernstiger post. Afgelopen zomer kreeg ik de mogelijkheid om het IFLA (International Federation of Library Associatons)-congres bij te wonen, de jaarlijkse hoogmis van onze sector. Gedurende een vijftal dagen verzamelen 1000-en bibmensen van over heel de wereld zich en briefen elkaar over de laatste trends. Mijn interesse ging vooral uit naar sessies omtrent marketing en IT-gerelateerde topics.

Enkele interessante ideeën/discussies die me bijbleven:

1. Uitdaging Digitalisering | Vanuit de invalshoek van bibliotheek als informatieverstrekker/informatiebemidellaar: Hoe ga je om met de googlewereld? De bib is niet meer de eerste plek waar naar informatie gezocht wordt, hoe graag je dat ook zou willen. –>  Antwoord: je moet daar zijn waar je klanten (de informatiezoekers) zijn: op het web dus én zichtbaar op die plaatsen waar de klanten zoeken: google, wikipedia, flickr, youtube, … Het heeft weinig zin om een eigen portaal uit te bouwen, wring jezelf binnen in de bestaande portalen. Dus: we zouden aandacht moeten hebben voor SEO om hoog te scoren in google-searches. Of, eigen ideetje: waarom geen automatische link met wikipedia? -> op elke wikipagina een knop ‘vind meer bronnen in de bib’ die meteen een gerelateerd zoekresultaat oplevert.

Dergelijke ingrepen kunnen waarschijnlijk een hoop meer trafiek genereren naar bibcatalogi.

2. Passioneel en pro-actief zijn loont: De sprekers die me het meest konden boeien waren zij die hun bib onmisbaar hadden weten te maken binnen hun organisatie. Dit ging meestal samen met een zichzelf opnieuw uitvinden en bijsturen van de dienstverlening.

a) In Chili bijv. is de bib van het parlement dé instelling geworden die helpt om de kloof tussen burger en politiek te dichten, ze organiseren er veel burgerschapsinitiatieven en cursussen. Een interessante opmerking van de projectleidster was trouwens dat ze daar niet geloven in strategische planning: duurt te lang en de plannen zijn te snel verouderd. Hun aanpak: nieuwe initiatieven gewoon uitproberen. Als ze werken dan worden ze verder uitgebouwd, anders worden ze geschrapt.

b) Zijn me ook bijgebleven: twee heel enthousiaste bibliothecarissen ( Yoo Song en Ganga Dakshinamurti ) van enkele Noord-Amerikaanse universitaire bibs. Zij hebben zichzelf de rol toegeïgend van specialisten op vlak van digitale geletterdheid, met cursussen die ondertussen verplichte kost zijn voor alle studenten en/of met 1 on 1 studentenbegeleiding. Op die manier werd het profiel en het belang van de bib duidelijk vergroot binnen de instelling.

==> ok, twee voorbeelden van buiten de openbare bibsector, maar het gaat om de mindset en die is ook in onze branche belangrijk.

Wie een uitgebreider verslag wil van het congres, kan in de volgende editie van VVBAD’s Bibliotheek en Archiefgids terecht en ook op de iflawebsite.

Een blik op wat populair is bij de Italiaans lezers.

Te koop in nog veel meer variaties en allerlei maten in de shop van Librarian Avengers.

Moderne bibliotheekcatalogi willen vaak meer dan catalogus zijn, ze willen ook nieuws en evenementen aankondigen, leestips meegeven, gebruikers hun weg helpen vinden in het informatiebos, interactie bieden met de gebruikers enz.

Ik ben zelf ook wel fan van deze aanpak en ging daarom op zoek naar een goede technische oplossing voor onze eigen overkoepelende bibliotheekcatalogus ISIS. De beginsituatie was een beetje zoals dit :

Wel, gelukkig was de beginsituatie iets rooskleuriger en hadden we reeds een mooie aquabrowser als basis. Intuïtief zoeken en gebruik maken van allerlei externe bronnen zoals librarything en google books zitten daar sowieso al in, alsook een beperkte mogelijkheid om nieuwsberichten te posten.

Maar een echte bibblog of site die meer interactie biedt heb je daarmee nog niet. Gelukkig zijn er heel wat goede gratis softwarepakketten (CMS’en) die je toelaten om zonder al te veel technische kennis een (interactieve) website te maken. Ik had al wat ervaring met Joomla en ben in eerste instantie daar mee aan de slag gegaan. Was trouwens niet de eerste met dit idee, want ik ontdekte al gauw een heuse joomla-bibliotheekgroep.

In mijn testomgeving raakte ik echter al snel gefrustreerd omdat het aanpassen van de look en feel van een joomla site heel wat voeten in de aarde heeft. Er zijn wel heel wat themes te vinden, maar die vervolgens nog naar eigen smaak aanpassen is geen sinecure. In mijn zoektocht naar een geschikt thema, kwam ik echter ook op deze site terecht. Dit wordpress-theme dat daar aangeboden wordt, bood precies wat ik zocht. Dus maar even wordpress geïnstalleerd en gekeken of dit pakket ook als oplossing zou kunnen dienen.

Wat een verademing! Ik was meteen verkocht door de prachtige gebruikersinterface, heel wat intuïtiever dan Joomla (naar mijn smaak) en de zee aan beschikbare plugins waarmee je allerlei extra functies kan toevoegen. Het Majapahit-thema aanpassen bleek ook niet zo moeilijk. Het bestaat uit enkele duidelijk gelabelde css en php bestanden, vaak met aanwijzingen in de code. Ik slaagde er zonder noemenswaardige kennis van php makkelijk in om de weergave aan te passen (aantal tekstblokken, kleuren, lay-out tekstblokken, …)

Het bloggedeelte van de bibsite kreeg zo al gauw vorm. Grootste uitdaging was nu nog de integratie met de bestaande aquabrowser catalogus.  Gelukkig konden we daar een beroep doen op het enthousiasme van onze softwareleverancier Cipal. Hun medewerker René, is aan het coderen geslagen en voegde zelfs een hoop nuttige features toe aan het Majapahit-theme die ons meer controle geven over het publicatieproces van de nieuwsitems.

Zo zijn we eigenlijke op korte tijd van deze ‘droge’ lay-out naar deze nieuwe gegaan:

Isis toen en nu

Wat zijn nu eigenlijk de nieuwe mogelijkheden die we krijgen door een wordpressblog te integreren in aquabrowser:

• Berichten kunnen in categorieën ondergebracht worden
• Welke berichten in beeld verschijnen of niet kan per gemeente ingesteld worden
• Lokaal nieuws kan door bibliotheken zelf ingegeven worden (via de wordpress-blog)
• Gebruikers kunnen reageren op berichten
• ….

Zelf ben ik uiterst tevreden van het resultaat, maar dit soort werk is nooit af natuurlijk, we dromen van nog meer gebruikersinteractie bijvoorbeeld. Wordt vervolgd …

Bibs mogen vrij gebruik maken van deze filmpjes en kunnen zo bijvoorbeeld hun blog of catalogus verrijken door een interview met Cees Neeteboom te linken aan de boeken van Cees. Met deze truuk kan je rechtstreeks naar een bepaald tijdstip binnen een youtube-clip linken. Vervolgens kan je manueel de link toevoegen aan een object in je bibliotheeksoftware.

met dank aan Luk Verlackt voor de foto